Conducerea negocierilor

O negociere este formata din cinci faze:

1. Faza exploratorie
2. Prezentarea ofertelor
3. Negocierea ofertelor
4. Stabilirea aranjamentului
5. Ratificarea
   

De asemenea abordarea unei negocieri poate fi generala – atacand toate aspectele posibile si urmarind realizarea unor progrese in ceea ce priveste toate problemele discutate sau directa – concentrandu-ne toata atentia asupra unei singure probleme, discutarea completa a acesteia si apoi trecand la discutarea urmatoarei probleme. In cazul negocierii integrative se va prefera abordarea generala.

Revenind la fazele negocierii s-a consatatat faptul ca faza exploratorie este deosebit de importanta atunci cand strategia este de a negocia in folosul ambelor parti.
Elementele de baza ale acestei parti sunt:

1. Miscarile introductive
2. Faza creativa
3. Trecerea in revista a strategiilor
4. Identificarea problemelor

Miscarile introductive

Acestea sunt reprezentate de ceea ce vom spune, modul in care o vom spune si cum raspundem pentru inceput partenerilor.

Ceea ce spunem trebuie sa prezinte punctul propriu de vedere. Acestea sunt discutii colaterale, generale. Fiecare va arata celuilalt modul in care priveste situatia si va da posibilitatea partenerilor sa obtina clarificari ale acesteia. Acest lucru va genera o imagine generala a pozitiei fiecarei parti si o va clarifica.

Miscarile introductive trebuie sa acopere urmatoarele aspecte:

• Intelegerea situatiei si aria generala a negocierii
• Interesele proprii
• Prioritatile propri
• Contributia proprie – cum se poate contribui la un avantaj comun
• Atitudinile proprii ca o consecinta a relatiilor anterioare

Caracteristice pentru aceste miscari introductive sunt urmatoarele elemente:

• Sunt independente pentru fiecare parte. Acestea vor arata pozitia fiecarei parti si nu au rolul de a apropia cele doua pozitii.
• Concentrarea se face asupra interesului personal. Nu ne putem astepta ca interesele sa fie aceleasi
• Abordarile vor fi generale si nu detaliate. Scopul este de a dezvolta negocierea pe orizontala si nu pe verticala.
• Miscarile trebuie sa fie concise. Ele trebuie sa dea partenerilor posibilitatea de a interveni in discutie repede, astfel incat interactiunea sa fie rapida oricare ar fi durata sau complexitatea miscarilor introductive

Raspunsul la miscarile introductive ale partenerilor are urmatoarele caracteristici:

• Ascultare – nu vom risipi energia cautand contraargumente
• Clarificare – se vor cere clarificari
• Rezumare – vom reveni la punctele cheie pe care le-am inteles a fi exprimate

Faza creativa

Facand miscarile introductive in acest fel ambele parti vor contiua discutiile dupa liniile directoare deja trasate. S-a ajuns la un punct de la care se poate pleca in in negocieri creative.

In acest moment putem gasi solutii creative la problemele de negociat. Avantajele utilizarii unei astfel de tehnici este acela ca pun partenerii sa conlucreze, sa gaseasca solutii impreuna. In plus o idee poate duce usor la una si mai buna. La finalul acestui mic exercitiu de imaginatie se vor analiza aceste variante pentrui a fi selectionate cele mai bune solutii.

Trecerea in revista a strategiilor

Acesta este ultimul moment in care se mai poate face un control al propriei strategii inainte de a intra in miezul procesului de negociere. Comportamentul se va schimba radical daca partenerii de pana acum nu vor colabora.

In acest moment vom evalua comportamentul lor pe perioada deja trecuta. Daca se considera necesar o pauza in acest moment este foarte utila pentru clarificarea strategiei ce trebuie urmata. Se va verifica:

• modul in care s-au comportat pana acum : au fost agresivi sau cooperativi?
• ce putem deduce din comportamentul lor in primele doua – trei minute? Cat de mult au presat dupa ce negocierile au debutat?
• cum s-au comportat in timpul deschiderii ? Au luat initiativa de a coopera?
• au fost deschisi cand si-au prezentat pozitiile de inceput?
• au incercat sa ne exploateze pana acum?
• care este proportia initiativelor constructive in raport cu cele totale? Dar a informatiilor oferite in raport cu cele primite?

Prezentarea ofertelor si negocierea acestora

Aceasta perioada ar trebui sa aiba urmatoarele caracteristici:

• Prezentarile sa fie laterale
• Confruntarea sa fie una a pozitiilor si nu una a partenerilor
• Rezolvarea problemelor sa se faca in comun
• Situatia sa fie permanent revazuta pentru a gasi noi elemente creative de rezolvare
  

In deschiderea acestei faze se va face o trecere in revista a problemelor identificate anterior. Cei ce vor lua primul cuvantul isi vor defini pozitia in raport cu fiecare problema sau element de negociat. In acelasi timp ceilalti vor trebui sa clasifice aceste elemente cautand sa inteleaga cat mai exact ce doresc sa spuna partenerii.

In acest moment este important sa nu se utilizeze intrebari agresive deoarece acestea vor conduce la raspunsuri agresive iar acestea vor duce la o situatie de conflict. De asemenea se va insista mai mult pe intelegere decat pe pozitiile diametral opuse.
Prezentarea ofertelor si negocierea acestora trebuie sa fie un proces coperativ si nu o confruntare. Se va stabili mai intai un acord de principiu, apoi un acord detaliat si la sfarsit un acord final cu ultimele detalii.

Controlul procesului de negociere

Un bun negociator va cauta sa pastreze controlul asupra procesului de negociere cat si a ceea ce face. Pentru a pastra sub control procesul negocierii, acest ar trebui sa aiba in vedere urmatoarele tehnici:

• Rezumarea – va ajuta partile sa afle unde se afla fata de continutul negocierilor
• Clarificarea situatiei – care este problema reala
• Clarificarea procesului – abordare generala sau directa
• Trecerea in revista a progreselor obtinute in negocieri
• Obtinerea unor cai de comunicare comune
• Reamintirea faptului ca se cauta o intelegere
  

De asemenea in timpul negocierilor exista momente de concentrare si momente in care lucrurile par sa stagneze din cauza avansarii in timp. Se va incerca evitarea acestui lucru prin propunerea unei pauze dupa rezumarea celor discutate.

Elementul uman

Conducerea negocierilor este influentata foarte mult de factorul uman. Aspectele de baza ale interactiunii intre parti sunt:

• Ordinea interventiilor
• Increderea
• Starea fizica
• Umorul
  

Ordinea interventiilor se refera la modul in care se vorbeste, cat se vorbeste, cine vorbeste mai tare si cine controleaza discutiile. Pentru a obtine o colaboarare completa nu trebuie sa existe semne de dominatie din partea nici uneia dintre parti.

Increderea este fundamentul pe care se cladeste intreaga negociere, de aceea trebuie sa ii acordam o foarte mare atentie. De aceea trebuie sa actionam pentru a risipi neincrederea prin deschidere, prin mijloace de a face tot ceea ce spunem credibil si sa dovedim o integritate morala deoasebita.

Deschiderea va arata modul in care suntem pregatiti sa oferim informatii si contributii la beneficiul comun. De asemenea aceasta deschidere include si paretea personala: sentimente, afinitati etc. Totusi aceasta tactica nu se va utiliza evident in cazul unei confruntari, a unei negocieri de tip distributiv.

Credibilitatea si integritatea personala merg mana in mana. Este necesar sa fim onesti mereu si sa avem niste standarde etice solide, chiar daca uneori suntem tentati sa nu fim asa. Pe termen lung cei onesti au mult mai mult de castigat.

Impactul personal al negociatorilor este foarte important. Felul in care vorbesc, se comporta si arata este esential pentru reusita negocierilor.

Referitor la voce trebuie sa fim atenti cum utilizam ritmul, inaltimea si volumul. Contactul vizual, gestica, totalitatea elementelor non verbale precum si cele paraverbale trebuie cunoscute si utilizate cat mai mult.