Tactici de negociere integrativa

Desigur exista foarte multe metode si tactici pentru ajungerea la consens totusi unele din cele mai importante si mai vizibile sunt acestea:

1. Pauzele
2. Stabilirea termenelor finale
3. Dar daca?
4. Dezvaluirea completa
5. Ceea ce pot este doar 60 %
6. Clubul de golf
7. Studiul pe subgrupuri

Pauzele

In multe situatii este necesar a se lua o pauza de 5-10 minute in care fiecare dintre parti sa iasa din sala de negocieri pentru a revedea modul in care au evoluat negocierile sau pentru a reconsdidera pozitia pe care se afla. In unele situatii chiar este de preferat amanarea discutiilor pentru o data ulterioara.

Implicatiile pauzelor asupra negocierilor sunt pozitive: partile vor avea ocazia sa-si reconsidere pozitiile, sa faca o trecere in revista a ceea ce s-a realizat pana atunci, atmosfera va fi din nou mai degajata lipsita de tensiunile deja aparute iar concentarerea si energia vor creste simtitor.
Totusi exista si riscul nematerializarii unor avantaje deja castigatre sau climatul sa se modifice dar aceste situatii sunt foarte rare.

Modul in care putem face o pauza este si el foarte important.

• Pauzele vor fi anuntate la sfarsitul unei faze a negocierii, inainte de identificarea solutiilor posibile, cand s-a ajuns intr-un impas sau cand energia si concentarerea au scazut foarte mult
• Necesitatea unei intreruperi va trebui sa fie consensuala
• Se va rezuma ceea ce s-a discutat pana atunci si se va anticipa derularea taratativelor
• Se va stabili durata pauzei
• Se vor amana exprimarea solutiilor noi
  

Dupa pauza, de asemenea sunt necesari cativa pasi de reintare in atmosfera, practic o versiune in miniatura a pasilor facuti in deschiderea initiala a negocierilor:

• Cateva momente de topire a ghetii pentru ca partile sa ajunga pe aceeasi lungime de unda
• Reamintirea punctului in care s-a ajuns
• Obtinerea conmfirmarii pentru continuarea planului sau modificari ale acestuia
• Efectuarea de noi miscari de deschidere cautand o dezvoltatre creativa a negocierilor

Stabilirea termenelor finale

Aceasta tehnica presupune stabilirea momentului in care negocierile vor lua sfarsit sau termenul limita al unei secvente de sedinte de negocieri. Termenul trebuie sa fie agreat de ambele parti in caz contrar efectul va contar aceasta impunere fiind perceputa ca o amenintare.

Stabilirea termenului final are avantajul ca mareste concentarerea pentru atingerea unor solutii constructive. De asemenea ajuta la o mai buna dozare a energiei .

Dar daca?

Tactica este menita sa tina negocierile cursive si trebuie utilizata doar in momentele incipiente le negocierii.Utilizarea ei in aproape de momentul ratificarii este extrem de daunatoare. In acest ultim mod poate fi folosita ca arma in cazul negocierii distributive.

Dezvaluirea completa

In practica aceasta tehnica inseamna de fapt dezvaluirea a 90% din ceea ce detinem. Totusi e o diferenta intre acest lucru si a arata doar o carte din cele cu care se joaca.
Unii cred ca aceasta tactica e sinucidere curata dar nu trebuie uitat ca aceasta tehnica nu se utilizeaza oricand si oricum. Ar fi absurd sa utilizezi aceasta tehnica atunci cand te afli in mijlocul unui razboi!

In consecinta utilizarea cu grija a acestei tehnici poate folosi ca avantaj pentru a ajunge la o intelegere comuna si va influenta de asemenea comportamentul partenerilor obligandu-i psihologic la o deschidere similara.

Ceea ce pot este doar 60%

O situatie deosebita poate aparea atunci cand una dintre parti nu poate plati pretul soliciat . In cazul in care acest lucru este adevarat atunci aceasta tehnica poate fi constructiva. Ea este un element de deschidere si duce partile catre gasirea unor solutii creative. De exemplu diminuarea calitatii, termene de livrare partiala...

Clubul de golf

Dupa parerea mea cea mai eficienta tactica de negociere. Aceasta consta in stabilirea unei intalniri in afara cadrului formal ceea ce va facilita cunoastrea partenerilor precum si discutarea acestor probleme fara stres si fara implicare emotionala puternica. Desigur clubul de golf poate fi inlocuit cu o masa la un restaurant, o excursie relaxanta etc. dar in cazul unei negocieri cu un partener strain e de preferat sa mergem totusi pana la Breaza la un golf cu partenerul nostru. O alta conditie este sa cunoastem acest joc, evident.

Studiul pe subgrupuri

Atunci cand negocierea se afla intr-un impas aceasta tactica poate fi utila. In cadrul acestor subgrupuri se vor discuta aspecte pe care ceilalti oricum nu le-ar putea intelege. In acest timp liderii negocierilor potr sa se concentreze asupra altor aspecte ale negocierii sau sa se cunoasca mai bine. (vezi clubul de golf)

Conducerea negocierilor

O negociere este formata din cinci faze:

1. Faza exploratorie
2. Prezentarea ofertelor
3. Negocierea ofertelor
4. Stabilirea aranjamentului
5. Ratificarea
   

De asemenea abordarea unei negocieri poate fi generala – atacand toate aspectele posibile si urmarind realizarea unor progrese in ceea ce priveste toate problemele discutate sau directa – concentrandu-ne toata atentia asupra unei singure probleme, discutarea completa a acesteia si apoi trecand la discutarea urmatoarei probleme. In cazul negocierii integrative se va prefera abordarea generala.

Revenind la fazele negocierii s-a consatatat faptul ca faza exploratorie este deosebit de importanta atunci cand strategia este de a negocia in folosul ambelor parti.
Elementele de baza ale acestei parti sunt:

1. Miscarile introductive
2. Faza creativa
3. Trecerea in revista a strategiilor
4. Identificarea problemelor

Miscarile introductive

Acestea sunt reprezentate de ceea ce vom spune, modul in care o vom spune si cum raspundem pentru inceput partenerilor.

Ceea ce spunem trebuie sa prezinte punctul propriu de vedere. Acestea sunt discutii colaterale, generale. Fiecare va arata celuilalt modul in care priveste situatia si va da posibilitatea partenerilor sa obtina clarificari ale acesteia. Acest lucru va genera o imagine generala a pozitiei fiecarei parti si o va clarifica.

Miscarile introductive trebuie sa acopere urmatoarele aspecte:

• Intelegerea situatiei si aria generala a negocierii
• Interesele proprii
• Prioritatile propri
• Contributia proprie – cum se poate contribui la un avantaj comun
• Atitudinile proprii ca o consecinta a relatiilor anterioare

Caracteristice pentru aceste miscari introductive sunt urmatoarele elemente:

• Sunt independente pentru fiecare parte. Acestea vor arata pozitia fiecarei parti si nu au rolul de a apropia cele doua pozitii.
• Concentrarea se face asupra interesului personal. Nu ne putem astepta ca interesele sa fie aceleasi
• Abordarile vor fi generale si nu detaliate. Scopul este de a dezvolta negocierea pe orizontala si nu pe verticala.
• Miscarile trebuie sa fie concise. Ele trebuie sa dea partenerilor posibilitatea de a interveni in discutie repede, astfel incat interactiunea sa fie rapida oricare ar fi durata sau complexitatea miscarilor introductive

Raspunsul la miscarile introductive ale partenerilor are urmatoarele caracteristici:

• Ascultare – nu vom risipi energia cautand contraargumente
• Clarificare – se vor cere clarificari
• Rezumare – vom reveni la punctele cheie pe care le-am inteles a fi exprimate

Faza creativa

Facand miscarile introductive in acest fel ambele parti vor contiua discutiile dupa liniile directoare deja trasate. S-a ajuns la un punct de la care se poate pleca in in negocieri creative.

In acest moment putem gasi solutii creative la problemele de negociat. Avantajele utilizarii unei astfel de tehnici este acela ca pun partenerii sa conlucreze, sa gaseasca solutii impreuna. In plus o idee poate duce usor la una si mai buna. La finalul acestui mic exercitiu de imaginatie se vor analiza aceste variante pentrui a fi selectionate cele mai bune solutii.

Trecerea in revista a strategiilor

Acesta este ultimul moment in care se mai poate face un control al propriei strategii inainte de a intra in miezul procesului de negociere. Comportamentul se va schimba radical daca partenerii de pana acum nu vor colabora.

In acest moment vom evalua comportamentul lor pe perioada deja trecuta. Daca se considera necesar o pauza in acest moment este foarte utila pentru clarificarea strategiei ce trebuie urmata. Se va verifica:

• modul in care s-au comportat pana acum : au fost agresivi sau cooperativi?
• ce putem deduce din comportamentul lor in primele doua – trei minute? Cat de mult au presat dupa ce negocierile au debutat?
• cum s-au comportat in timpul deschiderii ? Au luat initiativa de a coopera?
• au fost deschisi cand si-au prezentat pozitiile de inceput?
• au incercat sa ne exploateze pana acum?
• care este proportia initiativelor constructive in raport cu cele totale? Dar a informatiilor oferite in raport cu cele primite?

Prezentarea ofertelor si negocierea acestora

Aceasta perioada ar trebui sa aiba urmatoarele caracteristici:

• Prezentarile sa fie laterale
• Confruntarea sa fie una a pozitiilor si nu una a partenerilor
• Rezolvarea problemelor sa se faca in comun
• Situatia sa fie permanent revazuta pentru a gasi noi elemente creative de rezolvare
  

In deschiderea acestei faze se va face o trecere in revista a problemelor identificate anterior. Cei ce vor lua primul cuvantul isi vor defini pozitia in raport cu fiecare problema sau element de negociat. In acelasi timp ceilalti vor trebui sa clasifice aceste elemente cautand sa inteleaga cat mai exact ce doresc sa spuna partenerii.

In acest moment este important sa nu se utilizeze intrebari agresive deoarece acestea vor conduce la raspunsuri agresive iar acestea vor duce la o situatie de conflict. De asemenea se va insista mai mult pe intelegere decat pe pozitiile diametral opuse.
Prezentarea ofertelor si negocierea acestora trebuie sa fie un proces coperativ si nu o confruntare. Se va stabili mai intai un acord de principiu, apoi un acord detaliat si la sfarsit un acord final cu ultimele detalii.

Controlul procesului de negociere

Un bun negociator va cauta sa pastreze controlul asupra procesului de negociere cat si a ceea ce face. Pentru a pastra sub control procesul negocierii, acest ar trebui sa aiba in vedere urmatoarele tehnici:

• Rezumarea – va ajuta partile sa afle unde se afla fata de continutul negocierilor
• Clarificarea situatiei – care este problema reala
• Clarificarea procesului – abordare generala sau directa
• Trecerea in revista a progreselor obtinute in negocieri
• Obtinerea unor cai de comunicare comune
• Reamintirea faptului ca se cauta o intelegere
  

De asemenea in timpul negocierilor exista momente de concentrare si momente in care lucrurile par sa stagneze din cauza avansarii in timp. Se va incerca evitarea acestui lucru prin propunerea unei pauze dupa rezumarea celor discutate.

Elementul uman

Conducerea negocierilor este influentata foarte mult de factorul uman. Aspectele de baza ale interactiunii intre parti sunt:

• Ordinea interventiilor
• Increderea
• Starea fizica
• Umorul
  

Ordinea interventiilor se refera la modul in care se vorbeste, cat se vorbeste, cine vorbeste mai tare si cine controleaza discutiile. Pentru a obtine o colaboarare completa nu trebuie sa existe semne de dominatie din partea nici uneia dintre parti.

Increderea este fundamentul pe care se cladeste intreaga negociere, de aceea trebuie sa ii acordam o foarte mare atentie. De aceea trebuie sa actionam pentru a risipi neincrederea prin deschidere, prin mijloace de a face tot ceea ce spunem credibil si sa dovedim o integritate morala deoasebita.

Deschiderea va arata modul in care suntem pregatiti sa oferim informatii si contributii la beneficiul comun. De asemenea aceasta deschidere include si paretea personala: sentimente, afinitati etc. Totusi aceasta tactica nu se va utiliza evident in cazul unei confruntari, a unei negocieri de tip distributiv.

Credibilitatea si integritatea personala merg mana in mana. Este necesar sa fim onesti mereu si sa avem niste standarde etice solide, chiar daca uneori suntem tentati sa nu fim asa. Pe termen lung cei onesti au mult mai mult de castigat.

Impactul personal al negociatorilor este foarte important. Felul in care vorbesc, se comporta si arata este esential pentru reusita negocierilor.

Referitor la voce trebuie sa fim atenti cum utilizam ritmul, inaltimea si volumul. Contactul vizual, gestica, totalitatea elementelor non verbale precum si cele paraverbale trebuie cunoscute si utilizate cat mai mult.

Deschiderea negocierilor

Aceasta perioada este foarte importanta deoarece energia si concentarea sunt in mod natural la un nivel inalt la inceputul oricarei activitati. In aceasta perioada fiecare va fi concentrat, cautand sa inteleaga cat mai bine actiunile partenerilor. Energia si concentrarea acestui moment se vor deteriora rapid. Dupa acesta perioada atentia si concentarea slabesc, se omit mesaje si chiar nu se vor observa fapte importante.

Tot acum vor fi stabilite subiectele discutiei. Modelul negocierii se poate stabili in doua – trei minute, iar acesta odata stabilit, este dificil de modificat. De asemenea atitudinile se vor forma in aceste momente. Fiecare parte va observa partenerii de discutie si isi va modela comportamentul in consecinta.

Pentru a face trecerea de la relatiile personale la o atmosfera de afaceri, partenerii se vor deplasa catre locurile pe care se vor aseza pentru perioada de topire a ghetii. Momentul acestei treceri va fi reprezentat de aranjarea materilalelor pe masa de discutii, totusi aceasta pauza nu ar trebui sa ia prea mult timp deoarece acest lucru ar putea afecta ritmul vioi pe care am dorit sa il imprimam negocierilor.

Scopul unei intalniri de negociere poate fi:

• explorativ – pentru a descoperi interesele comune
• creativ- pentru a identifica posibilitatile profitabile pentru ambele parti
• ratificarea unei intelegeri de principiu
• clarificarea unei situatii
• calmarea unei dispute
  

Un rol important il au planul si durata unei negocieri. Planul este dat de agenda intalnirii, adica subiectele ce vor fi discutate si ordinea in care cele doua parti o vor face. Durata va indica timpul estimat ca fiind necesar negocierii precum si ritmul acesteia.

Pentru prezentarea acestora celorlalti participanti este nevoie de mult tact precum si de folosirea anumitor cuvinte ce induc automat increderea (intelegere, am putea, mi-ar placea, va convine etc.).

Referitor la timpul pe care fiecare parte il are la dispozitie ar trebui retinute urmatoarele aspecte:

• timpul trebuie sa fie distribuit egal partilor, exceptand cazul in care s-a stabilit ca una din parti va conduce discutiile
• interventiile trebuie sa fie scurte si concise
• se vor evita timpii morti, urmarind imprimarea unui ritm vioi
  

Aceasta parte a negocierii ne da posibilitatea sa observam daca partenerii de discutie intentioneaza sau nu sa colaboreze. In acelasi timp si partenerii nostri vor observa intentiile noastre de colaborare. Totusi inca nu s-a ajuns la momentul in care va trebui sa alegem intre o strategie cooperativa "all winners"si una agresiv-defensiva "one winner".

In orice caz raspunsul nostru in aceste momente trebuie sa fie unul de cooperare. Abia dupa ce am epuizat toate mijloacele posibile pentru stabilirea unei cooperari vom declansa razboiul impotriva adversarilor (partenerii se transforma in acest moment in adversari).

Conditiile realizarii unei negocieri reusite

In cadrul oricarei negocieri este necesara asigurarea unui anumit climat. Daca la negocierea de tip "one winner" vom cauta sa stabilim un climat dificil, incordat pentru a ne pozitiona adversarul in situatia de inferioritate sau pentru a-l obosi pe adversar, la negocierea de tip "all winners" accentul va fi pus pe asigurarea unui climat prietenos si creativ.

Formarea climatului incepe cu mult inainte de negocierea propriu-zisa. Formarea climatului incepe odata cu primele contacte ale partenerului cu firma noastra. De aceea este important sa ne asiguram ca avem o imagine calda si prietenoasa pe piata. Totusi perioada la care ma voi referi este aceea care incepe odata cu intrarea partenerului in birou.

Asa numita "perioada critica" in formarea climatului este foarte scurta. Ea pote fi la nivelul secundelor, maxim la nivelul a cateva minute. Atmosfera creata in aceste momente, in care partile sunt practic in afara negocierilor propriu-zise , poate fi durabila si de cele mai multe ori imposibil de imbunatatit ulterior. Tocmai de aceea trebuie sa ii acordam o foarte mare atentie.

In aceasta perioada se contureaza atitudinea generala care poate fi calda sau rece, cooperativa sau suspicioasa, de colaborare sau defensiva. Ritmul in care se vor desfasura negocierile va fi alert sau letargic. Modul in care decurg discutiile, respectiv ordinea in care se vorbeste se stabileste tot in perioada aceasta. De asemenea tactica folosita de ceilalti devine vizibila si poate fi recunoscuta.

Desigur aceste aspecte nu sunt influentate doar de aceste momente incipiente ci si de ceea ce s-a petrecut in preliminariile negocierilor (inainte ca partile sa se intalneasca fata in fata). Totusi impresia generala in primele momente este mult mai puternica decat orice idee preconceputa pe care partile le au atunci cand vin la masa tratativelor, iar daca acestea exista pot fi inlaturate foarte usor.

Inca din momentul aparitiei celorlalti creierul nostru interpreteaza deja mesaje inconstiente: felul in care ceilalti au intrat si sunt imbracati, pozitia si gesturile lor, ritmul si caracteristicile miscarilor, ritmul utilizat in discutie. In aceste conditii daca subconstientul nostru interpreteaza gresit aceste lucruri atunci putem actiona gresit. De aceea este bine sa avem un cadru al negocierii in minte si sa il urmam pas cu pas fara insa a deveni rigizi.

Pentru o negociere de tip integrativ climatul ar trebui sa fie :

• cordial
• de colaborare
• vioi
• propice afacerilor
  

O atmosfera cooperativa nu se obtine imediat, ci se face in timp si cu tact, astfel problemele referitoare la afaceri nu se vor dicuta imediat dupa inceperea intalnirii. Cele doua parti trebuie sa aiba suficient timp pentru a ajunge pe aceeasi lungime de unda, sa-si aduca gandirea si comportamentul la un numitor comun.

Din aceste motive este necesar ca subiectele abordate sa aiba caracter neutru, fara a fi legate de afacerile propriu-zise. De exemplu se poate discuta despre:

• evenimente de ultima ora – stiri sau experiente personale
• subiecte exterioare – fotbal, o carte citita, o piesa de teatru
• situatia personala a oaspetelui fara a intra in amanunte intime. De pilda un "Ce mai faceti?" interesat si prietenos da o nota intima discutiei iar un "Bine multumesc! Ieri am fost la pescuit pe malul Oltului …" il completeaza fericit

Aceste discutii introductive conduc partile la o anumita sincronizare , la o intalnire a mintilor.
In acelasi timp, mesajele non verbale sunt extrem de importante in aceasta perioada. Prima impresie este legata de infatisare. Aceasta poate conduce la incredere sau la nesiguranta, la relaxare sau la tensiune. Elementele cheie ale infatisarii cele care vor intari impresia initiala sunt capul, umerii si spatele. Astfel este bine sa se intre cu o tinuta dreapta, demna, cu o expresie prietenoasa si deschisa, cu umerii relaxati, cu mana dreapta libera. De asemenea, imbracamintea trebuie sa fie intr-un anume mod concordanta cu obiectivele tipului de negociere. Bineinteles un om de afaceri este de asteptat sa se imbrace ingrijit si elegant.

Aceasta impresie este intarita de alte impresii ca privirea partenerilor de negocieri. Privirile pot fi deschise sau furisate inspirand incredere sau suspiciune. La fel expresia fetei si gestica contribuie la conturarea unei impresii generale. Strangerea de mana poate fi interpretata fie ca o pozitie rezonabila fie ca una de forta, fie ca un slaba. Mirosul este si el un factor important in crearea climatului. Un miros puternic de parfum chiar frantuzesc poate fi interpretat ca excesivitate sau intentii de alta natura. La fel un miros neplacut al corpului ii poate face pe parteneri extrem de reticenti si dornici sa plece.

Cum să negociezi cu succes?

Motto: "In afaceri trebuie sa castigi , dar si sa-ti asiguri continuitatea castigurilor!"

Pentru a reusi in afaceri si chiar in viata este imperios necesar sa cunoastem regulile negocierii. Negocierea poate fi cu scopul de a castiga toti partenerii "all winners"sau cu scopul de a castiga doar unul dintre parteneri "one winner".

Principiile pe care se bazeaza negocierea de tip "one winner" sunt dure si tensionate. Manipularea este tipica pentru acest tip de negociere. La fel si presiunile. Deoarece fiecare concesie facuta adversarului reprezinta o pierdere, orice esec va fi pastrat in memorie si in cazul in care se va ivi ocazia acest esec va fi folosit ca motivator intr-o actiune impotriva castigatorului actual. Avantajele obtinute printr-o negociere de tip "one winner" pot fi oricand anulate de actiuni de razbunare ale partii adverse: blocari, intarzieri, sicanari, dificultati in urmarirea unui contract, lipsa sprijinului in momentele de criza, etc.

Sub aceasta forma, acest tip de negociere arata ca un razboi al argumentelor, al presiunii si al manipularii. De altfel marea masa a lucrarilor ce au ca subiect negocierea prezinta acest proces ca pe un veritabil razboi folosind cuvinte ca : tactica, manipulare, conflict, putere, infrangerea. Tot in aceste lucrari partile, din parteneri de negociere devin adversari etc.
In acest fel viitorul in afaceri, diplomatie, sau pur si simplu in viata de zi cu zi (care trebuie sa recunoastem este o permanenta negociere), nu va mai suna deloc bine ci dimpotriva va fi plin de tensiune si de ura.

Nu vreau sa spun ca aceste tehnici nu trebuie studiate ci ca ar trebui sa punem mai mult accentul pe negocierea de tip win-win. Ar fi absurd sa folosesti o strategie de tip win-win atunci cand partenerii de discutie folosesc tehnici agresive de negociere. Tot ceea ce s-ar intampla ar fi sa deschizi portile larg pentru a intra inamicul. Totusi, negocierea de acest tip ar trebui folosita cat mai des atunci cand este posibil. Un proverb spune: Castigi mai mult, castigand mai putin!

Pentru realizarea unui obiectiv comun, deci pentru a realiza o negociere de tip win-win va trebui sa asiguram in primul rand un climat cooperativ si apoi o initiere a negocierilor care sa conduca partile la o colaborare armonioasa. Apoi trebuie sa ne asiguram ca stapanim cateva tehnici de negociere reciproc avantajoasa precum si tehnici de pastrare a acestui climat. Aceste tehnici trebuie cunoscute deoarece in cadrul negocierilor exista multiple bariere de comunicare. Acestea sunt importante daca ne intereseaza un climat pasnic de negocire. Intelegerea stilului si a obiectivelor celuilalt ne va ajuta sa realizam afaceri fructuoase si pe temen lung.